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Devenir chef·fe de projet événementiel: les compétences clés du pilotage à l’inspiration.

Formation en intra

Formation créée le 02/06/2023. Dernière mise à jour le 22/10/2025.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation à distance

Durée de formation

30 heures (10 jours)

Accessibilité

Oui
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Devenir chef·fe de projet événementiel: les compétences clés du pilotage à l’inspiration.

Formation en intra


Parce qu’aujourd’hui, l’événementiel est bien plus qu’un moment convivial : c’est un véritable levier de communication, d’engagement et de cohésion. Ce programme a été conçu pour permettre à tout collaborateur – RH, communication, coordination, RSE ou direction – de maîtriser pas à pas les fondamentaux du pilotage d’un projet événementiel, depuis la formulation du besoin jusqu’à l’évaluation post-événement. Pédagogique, concret et progressif, le parcours alterne apports méthodologiques, cas pratiques et outils opérationnels directement réutilisables dans le cadre professionnel. Au fil des 10 séances, les participants acquièrent : - Les bons réflexes d’un chef de projet interne : posture, gouvernance, coordination, anticipation. - Les outils clés pour structurer un brief, planifier, budgéter, produire et communiquer. - Une culture événementielle intégrant les tendances actuelles et une approche responsable (RSE, inclusion, sobriété). Un accompagnement personnalisé, pensé pour faire monter en compétence les équipes internes, professionnaliser la gestion de projets et renforcer la cohérence entre les valeurs de l’organisation et les expériences qu’elle fait vivre.

Objectifs de la formation

  • découvrir l’univers de l’événementiel, ses acteurs, ses formats et ses finalités dans le monde de l’entreprise.
  • adopter la bonne posture et comprendre le positionnement spécifique d’un chef de projet en interne.
  • savoir traduire une demande en brief clair et structuré.
  • maîtriser les outils de planification et les bases du budget événementiel.
  • savoir piloter la production d’un événement du montage au démontage.

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • chargés de communication
  • directeurs d'entreprise
  • tous les acteurs en charge du management de projets événementiels
Prérequis
  • aucun

Contenu de la formation

Introduction (en préambule de chaque session)
  • Présentation du formateur
  • Tour de table, présentation et rappel des attentes des participants
Comprendre le rôle de l’événementiel dans une organisation
  • Les grands types d’événements : internes, externes, institutionnels, de mobilisation, de sensibilisation.
  • Le rôle stratégique de l’événement : incarner les valeurs, créer du lien, donner de la visibilité, mobiliser.
  • Les métiers et compétences autour d’un événement : chef de projet, création, technique, prestataires, communication, équipes internes, etc.
  • Cas pratique : À partir de 3 exemples d’événements d’entreprise, la participante identifie les objectifs, cibles et parties prenantes impliquées.
Posture et rôle du chef·fe de projet événementiel interne
  • Missions et responsabilités dans un contexte d’organisation interne
  • Postures : coordination, écoute, pédagogie, sens du collectif
  • Gouvernance projet : qui décide, qui valide, qui exécute
  • Gestion du temps et priorisation des actions
  • Cas pratique : À partir d’un scénario d’événement interne type “Journée d’entreprise”, identifier les parties prenantes, les rôles (RACI) et les leviers de coordination.
Du besoin au brief : cadrer et structurer un projet
  • Identifier les besoins réels derrière une demande
  • Construire des objectifs SMART
  • Définir cibles, messages, livrables attendus Structurer un brief événementiel complet
  • Cas pratique : À partir d’un brief flou, le participant reformule et restructure le brief complet selon le modèle.
Planifier et budgéter un événement
  • Étapes d’un projet événementiel (timeline macro et rétroplanning)
  • Postes de coûts et ratios clés
  • Lecture et comparaison de devis
  • Suivi budgétaire et reporting
  • Cas pratique : Construire un mini-rétroplanning et estimer les coûts principaux d’un événement type.
Coordination et production : le jour J
  • Run-sheet, feuille de route, fiches prestataires, plan d’implantation
  • Coordination des équipes et prestataires
  • Gestion des imprévus, sécurité, accessibilité
  • Posture terrain : incarner son rôle le jour J
  • Cas pratique : Simulation “Jour J” : lecture d’un scénario d’imprévu, identification des leviers d’action.
Explorer les tendances et réseaux de l’événementiel
  • Panorama des tendances événementielles actuelles et émergentes
  • Réseaux professionnels et communautés à connaître
  • Les événements incontournables et innovations de demain
  • Opportunité : participation à un salon professionnel (Heavent Paris, etc.)
  • Cas pratique : Analyser un événement à venir et proposer des idées pour l’adapter aux tendances et réseaux identifiés.
Focus : organisation Salon / Stand événementiel
  • Typologie d’événements : salons, forums, journées partenaires, événements institutionnels
  • Principes de conception de stand : fonctionnel, attractif, adapté au public cible
  • Storytelling, signalétique, supports visuels et interactifs
  • Cohérence entre message, design et expérience visiteur
  • Cas pratique : Concevoir un stand fictif pour un événement donné en intégrant la scénographie et les contraintes liées au format.
Communication & amplification événementielles
  • Communication événementielle : supports, storytelling, planning
  • Relations presse et communication interne
  • Médias sociaux : bonnes pratiques, live, valorisation post-event
  • Cadre RGPD & image
  • Cas pratique : Rédiger un mini plan de communication autour d’un événement.
Partenariats & mobilisation d’acteurs externes
  • Sponsoring vs mécénat : cadre, éthique et contreparties
  • Construire une offre partenaire : visibilité, valeurs partagées, activation
  • Convention de partenariat
  • Mobilisation et reconnaissance des collaborateurs ou bénévoles
  • Cas pratique : Imaginer une offre de partenariat pour un événement interne ou institutionnel.
Évaluer, capitaliser et piloter une démarche RSE événementielle
  • Mesure d’impact : KPIs qualitatifs et quantitatifs
  • Outils d’évaluation : questionnaires, débriefs, bilans
  • RSE appliquée à l’événementiel : sobriété, accessibilité, inclusion, achats responsables
  • Construction d’un plan d’action personnel
  • Cas pratique : Évaluer un événement fictif avec les outils fournis et identifier trois leviers d’amélioration.
Conclusion en fin de chaque session et de programme.
  • Bilan et ouverture sur les actions à venir
  • Debrief

Équipe pédagogique

OXYGEN - Agence de Conseil en communication média. Pour continuer d'anticiper la multiplication des canaux de communication et le bouleversement des schémas d’influence, Oxygen a développé un ensemble d’expertises permettant de concevoir et de déployer des stratégies globales et cohérentes. Au-delà des relations presse et influenceurs, nos équipes accompagnent les marques dans l’animation et le développement de leurs communautés, la création de dispositifs et de contenus engageants basés sur l’analyse de la donnée, ainsi que la conception et l’organisation d’événements à fort impact, véritables leviers d’influence et d’engagement. L’événementiel occupe aujourd’hui une place centrale dans la gestion globale des projets de communication : il fédère les publics, incarne les valeurs de la marque et renforce la cohérence entre les messages diffusés dans les médias, les réseaux sociaux et les autres points de contact. Maîtriser cette dimension est donc essentiel pour bâtir des stratégies performantes et durables. Nous aimons partager notre expertise et nos expériences avec vous ! Dans un environnement médiatique en constante évolution, maîtriser sa réputation devient de plus en plus complexe pour les organisations. Les dirigeants et les directions de la communication doivent à la fois comprendre ces bouleversements et adopter la bonne attitude face à des publics surinformés et toujours plus exigeants. C’est pour vous accompagner dans cette transformation qu’Oxygen, partenaire de la réputation des entreprises, a développé une offre de formation complète en communication, influence et événementiel, dédiée aux dirigeants et aux communicants souhaitant renforcer leur impact et leurs compétences. EXPERT EVENT OXYGEN Caroline Masse Responsable Pôle Evénementiel OXYGEN ----------------------------------------------------- 28 ans d’expérience en évènementiel et management de projets au sein d'agences et de marque reconnues telles que La Redoute, NEP - Groupe VOIX DU NORD , Sagarmatha - Groupe Hopscotch etc... Membre de l'équipe RSE (système de management responsable - certifications, normes et labels) et du Comité l’administration du réseau LilleEvents.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Feuilles de présence
  • Questions orales ou écrites (QCM)
  • Formulaires d'évaluation de la formation
  • Certificat de réalisation de l'action de formation.

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation
  • Documents supports de formation projetés
  • Exposés Théoriques
  • Présentation ou étude de cas concrets
  • Quiz en salle
  • Mise à disposition d'un guide de guidelines opérationnelles et bonnes pratiques remis à chaque participant Exemple au gré cas pratique : Fiche typologies d’événements, Cartographie des acteurs internes/externes, tableau KPI , plan d’action, mini-onepager “offre partenaire”, plan com, CP simplifié, outils de gestion et to-do de production, plan d’action intégrant tendances, réseaux et recommandations, Glossaire métier, schéma de gouvernance projet, brief finalisé, rétroplanning ou feuille de route personnalisée etc

Qualité et satisfaction

OXYGEN est organisme de formation certifié depuis 2013 Plus de 450 professionnels formés pas OXY'ACADEMY Formateurs OXYGEN: professionnels experts en relations médias et stratégie d'influence depuis + de 15 ans

Capacité d'accueil

Entre 1 et 3 apprenants

Délai d'accès

4 semaines

Accessibilité

Cette formation à distance est accessible aux personnes en situation de handicap. Si les sessions sont organisées en présentiel, nous sommes à votre disposition pour échanger sur les modalités d'adaptations.